De kilometerregistratie verwerken we als volgt:
Inkomstenbelasting
Voor de inkomstenbelasting trekken we €0,23 (2025) per zakelijk gereden kilometer af van de winst. Dit doen we via een kostenpost onder ‘reis,- en verblijfkosten’;
Btw
Voor de btw vragen we het zakelijk % van de btw op de autokosten terug. Dit doen we als volgt:
- De klant voegt zijn of haar bonnen m.b.t. de autokosten toe aan de administratie. Bij voorkeur als “Auto van de zaak” (dan staat alles bij elkaar en is het makkelijk om ze te verwijderen). Het hoeven dus alleen de bonnen te zijn waar de btw op van toepassing is. Wegenbelasting, autoverzekering, buitenlandse bonnen en sommige parkeerkosten hoeven ze niet te uploaden.
- Bij de btw-controle verwijdert de boekhouder deze bonnen. Waarom? Er staat geen auto op de zaak, dus de kosten zijn sowieso niet akkoord; het gaat echt alleen om de btw! En we weten pas aan het eind van het jaar wat de definitieve verhouding is van het zakelijke / privé verbruik, aan de hand van de kilometerregistratie.
- Aan het einde van het jaar levert de klant zijn of haar kilometerregistratie aan, waaruit blijkt wat de verhouding is. Op basis van dit document én de totale btw van de autokosten berekent de boekhouder wat het zakelijke deel van de btw is, en vraagt deze terug.
Standaardmail
Je kunt de volgende standaardmail gebruiken wanneer je klant een kilometerregistratie gaat bijhouden.
Hi xxx,
Wanneer er geen auto op de zaak staat is het helaas niet mogelijk de autokosten af te trekken van je winst.
Maar wat we wél kunnen doen, is het zakelijke deel van de btw terugvragen. Om dit te doen moeten we een zakelijk gereden percentage berekenen aan de hand van een bijgehouden kilometerregistratie.
Noteer daarom jaarlijks de zakelijk gereden kilometers, maar óók de begin- en eindstand van de kilometerteller. Dat kan bijvoorbeeld in de bijgevoegde Excel sheet.
Als bijvoorbeeld blijkt dat je 50% zakelijk hebt gereden in een jaar, mag je 50% van de btw op autokosten terugvragen.
Mocht je van plan zijn om dit bij te houden dan mag je alle autokosten waar btw op zit toevoegen aan je uitgaven, onder de rubriek 'auto van de zaak'. Aan het einde van het jaar, als ik jouw kilometerregistratie heb ontvangen, zal ik het zakelijke deel van de btw op de toegevoegde autokosten verwerken en kunnen we de btw terug vragen :)
Met vriendelijke groet,
Vergeet de kilometersheet niet toe te voegen aan je mail!
Meer lezen?
De Handout over de voor en nadelen van het op de zaak zetten van een auto vind je hier in de Kennisbank.