JobAid: opzetten salarisadministratie
In deze JobAid lees je wat we als Kees de Boekhouder aan mogelijkheden bieden voor een salarisadministratie. Ook vind je een standaardmail, die je kunt gebruiken als een van je klanten een salarisadministratie wil opzetten.
Wat bieden we?
Voor klanten met personeel in dienst kunnen wij de salarisadministratie verzorgen. Wij zorgen dan dat er een correcte loonstrook wordt opgesteld en dat de aangifte LH wordt ingediend. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen en afsluiten van contracten, verzekeringen, etc.
Tarief
Voor het verzorgen van de salarisadministratie rekenen we 17,50 euro (ex btw) per loonstrook. Voor DGA’s bij Founders worden geen extra kosten gerekend. Het zit al verwerkt in de standaardfee.
Verwerking
De salarisafdeling zorgt ervoor dat de klant wordt aangemaakt in NMBRS en dat er salarisstroken worden gemaakt en de bijbehorende loonaangifte wordt ingediend.
De vaste verloningen draaien standaard op een vaste dag per maand (Founders op de 10e en KdB op de 15e). De verloningen worden klaargezet in de NMBRS-omgeving van de klant en deze wordt via een notificatie gewaarschuwd.
De variabele verloningen moeten nog steeds worden doorgegeven. Zodra dit is verwerkt worden de bestanden klaargezet in de NMBRS-omgeving van de klant en ook hier wordt de klant via een notificatie gewaarschuwd.
Akkoord klant
Wanneer de klant onderstaande mail heeft ontvangen en akkoord is, dan mag je daar als boekhouder op reageren met ons in de CC. Reageer op jou manier op de klant en vermeld daarbij dat vanaf dit moment de salarisafdeling het contact m.b.t. inrichten overneemt.
Standaardmail starten salarisadministratie
Je kunt deze mail naar klanten die een salarisadministratie willen starten sturen.
Hoi xxx,
Je hebt aangegeven dat je personeel in dienst gaat nemen. Wij kunnen de salarisadministratie voor je gaan verzorgen. Om dit te doen zullen wij je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een Loonheffingennummer. Binnen zes weken krijg je vier brieven opgestuurd. (Bewaar deze goed!) Net zoals bij de btw-aangifte zal je dan aangifte Loonheffingen moeten doen. Zolang je een LH-nummer hebt, moet je aangifte doen (ook als je geen mensen in dienst hebt).
Wijzigingen doorgeven
Als er wijzigingen zijn, geef dit dan uiterlijk voor de vijfde van die maand door of indien mogelijk verwerk zelf de aanpassing. Bij wijzigingen kan je denken aan verhoging salaris, meer contracturen, adres, maar ook bijvoorbeeld dat iemand uit dienst gaat of een vast contract krijgt. Dit soort handelingen kan je allemaal zelf eenvoudig verwerken in de salarisadministratie.
Bijvoorbeeld: jouw medewerker gaat 30 juni uit dienst. Verwerk dit dan uiterlijk voor de 5e van de maand of vraag ons om hulp.
Kosten
Wij rekenen standaard 17,50 euro exclusief btw per loonstrook. Dit factureren wij achteraf per kwartaal.
Hoe werkt het precies?
Je krijgt van mij iedere maand de aangifte loonheffingen, deze is inzichtelijk in jouw eigen salarisomgeving. Die moet uiterlijk een maand later worden betaald. Verder krijg je ook iedere maand de loonstro(o)k(en) van jouw personeel. Het netto-bedrag maak je over.
Hoe werken de loonheffingen precies?
Je spreekt met je medewerker een brutosalaris af. Naast het brutosalaris ben je ook werkgeverslasten verschuldigd. Hoe hoog dit is, verschilt per werkgever/sector, maar reken op ongeveer 25%.
Op het brutosalaris van jouw medewerker wordt loonheffing ingehouden. Deze ingehouden loonheffing samen met de werkgeverslasten is het bedrag wat je afdraagt aan de Belastingdienst met de aangifte Loonheffingen.
Verdere verplichtingen als werkgever
Als je werkgever bent, heb je naast de salarisadministratie meerdere verantwoordelijkheden en verplichtingen. Denk aan contracten, verzekeringen, arbo-omstandigheden etc. Wees je hiervan bewust en laat je adviseren door een expert als je hiervan niet zeker bent.
Laat het mij weten als je de salarisadministratie door ons wil laten verwerken. Dan zorg ik ervoor dat dit voor jou wordt opgepakt.
Met vriendelijke groet,
xxxx
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Starten salarisadministratie
Hi xxx,
You have indicated that you are going to employ staff. We can take care of the payroll administration for you. In order to do this, we will register you as an employer with the Tax Authorities (Belastingdienst). You will then receive a payroll number (loonheffingennummer). Within six weeks, you will receive four letters, please keep these safe! Just like with the VAT-declaration, you are obligated to file payroll tax-declarations. As long as you have a payroll number, you must file a declaration (even if you don’t have any staff on payroll).
Report changes
If there are any changes, please let me know no later than the fifth of that month or you can change this yourself in your payroll administration. For instance, an increase in salary, more contract hours, address changes, but also if someone leaves employment or gets a permanent contract.
For example: your employee leaves employment on June 30th. Please notify me no later than June 5th.
Costs
We charge a standard fee of 17,50 euros excluding VAT per payslip. This will be invoiced after each quarter.
How does it work?
Every month you will receive the payroll tax-declaration from me which you can see in your payroll administration. This states how much payroll tax has to be paid. This must be paid before the end of the next month. You will also receive pay slip(s) for your employees. You transfer them the net amount.
How does payroll tax work?
Make sure to agree upon a gross salary with your employee. In addition to this salary you also owe employer’s contributions. How much this is, varies per employer/sector, but it will be approximately 25%. Payroll tax is withheld from your employee’s gross salary. This payroll tax, together with the employer’s contributions, is the amount that you pay the Tax Authorities through the payroll tax-declaration.
Other obligations as an employer
If you are an employer, you have several responsibilities and obligations in addition to payroll. Think of contracts, insurance, health and safety conditions, etc. Be aware of this and seek advice from an expert if you are not sure.
Let me know if you want us to take care of your payroll administration. I will make sure my colleagues will get back to you.
Kind regards,
xxxx
Meer lezen?
De Handout loonadministratie vind je hier in de Kennisbank. De template voor het aanmelden van een nieuwe werkgever vind je hier. Het template voor het aanmelden van een nieuwe medewerker hier. Een JobAid voor het verwerken van de lonen in de jaarrekening van een onderneming hier.